21世纪被称为网络时代及信息时代，网络会给全球的经济运作模式、企业经营方式和社会生活格局带来深刻的变革。网络社会的主要特点可归纳为：透明化、个性化、直接化、扁平化、全球化、多元化、微型化。

正如数字化的各代宗师所言，数字化可使一切虚拟化。在虚拟化的世界里，计算机是基础设施，各种软件语言包括新兴的虚拟现实技术是技术保证，电脑网络和其他通信网络是基本通信手段。相对于传统的生存分式而言，由数字化带来的虚拟生存方式创造了人类生活与生产方式，产生了新的组织与管理模式，就目前已经实现或部分实现的方面而言，就有虚拟企业、虚拟社区、虚拟团体、虚拟购物、虚拟图书馆、虚拟医疗、虚拟游戏、虚拟手术、虚拟办公室等等。数字化就是这样不容分说将虚拟推到了人类的面前。

在今天，一项任务要靠一个人的力量是办不到了，几百年前的电话是由爱迪生一个人发明的，可是现代的电视、汽车都是一个团队、一个公司发明的。当因特网把全世界最优秀、最富有的一群人、公司连接起来的时候，所产生的潜力是可想而知的。

网络的发展及虚拟现实技术所带给人类社会的巨大冲击，使得企业及社会必须认真思考其产物之一的虚拟办公室的影响及发展。

 
2.1 背景


信息时代，信息技术对企业的生存和繁荣影响越来越大，对信息技术的投资已成为企业的必要投资内容，同时信息取得的质量影响了雇员的生产率。信息的处理流程即信息流可以图表示如下：


信息处理的速度反应了一个企业的引擎动力。MIS速度快、有效、完善、有成果使企业更具竞争力。为提高信息流的效率，要求改变传统的组织结构,减少人治效应、人情，由对人的权力负责改变为对事情负责从而组织结构趋向扁平化；对信息技术的投资也将重视系统的维护上，而更多地依赖共享技术及网络技术。虚拟办公室因其高效、投资低、适应性强、便捷性将逐渐取代传统的办公室而成为企业非一线雇员的主要工作方式。

有人预计到本世纪末，每两个美国人中就有一个将成为在家上班族。日本SOHO族的增长速度虽不如美国，但随着互联网的迅猛发展，企业外包业务不断扩大，员工和企业双方越来越重视节省通勤时间，这一切为SOHO族的发展创造了广阔的前景。近年来国内特别是一些大中城市已拥有一部分中青年加入SOHO的行列。一台联网的笔记本电脑，在家穿着舒适的睡衣，随时与公司保持关系，远程接收任务并按时上报工作成果；在家上班，在外吃饭，正成为越来越多人的一种生活工作方式。


2.2 管理信息系统(MIS)

任何企业都有管理信息系统，但其管理方式及管理有效性上有一定的差异。根据美国大学教授G.B.Davis对MIS的定义为：MIS是一个利用计算机软硬体，手工作业，分析计划，控制和决策模型以及数据库技术的人机系统，它能提供信息，支持企业或组织的运行、管理与决策功能。利用信息技术支持企业经营，全方位协助推行企业策略与提升实行的效率。

进一步提升企业的信息管理系统的效率对企业提出挑战并要求企业革新包括组织变革来信息时代的要求。这里比较两种组织结构的差异：

传统的组织结构是典型的金字塔，它存在着三个问题：

·客户要面对不同的部门，如市场、销售、服务部门，要面对好几张面孔，服务质量得不到保证。

·客户反馈的信息被分散在好几个部门内。

·客户的新需求反映到开发部门经过太多的层次。
                   
在信息时代理想的企业组织结构，应该以客户为中心、灵活扁平、反应迅速的一种组织结构。它是一个星状结构，客户在中心，由一个客户顾问对其全权负责，该顾问后面有一批专家支持，而整个公司的运作都客户转。生产部门通过这网络直接按客户定单即时生产。客户的新需求通过网络立刻反映到市场和研发部门。

信息时代理想的企业组织结构减少了阻碍使得信息处理速度加快效率提高，并使虚拟办公室与整个组织结构能很好的结合。

 
2.3 虚拟办公室的产生及机遇

正如美国麻省理工学院斯隆管理学院教授托马斯·马隆所说：“我们正处于工作的组织方式和进行方式发生变化的历史转折点。”他说，由于技术的发展各公司可以以较少的人干更多的事，由于技术的发展改变了实际上每个行业的工作方式，成百万人将发现他们是在为“一个人的公司”工作。许多被淘汰的人就得靠自己创出一条路来。即使那些有全日制工作的人在公司里也越来越成为孤军作战的散兵游勇，他们从一个项目转移到另一个项目，一个人独自工作或在一个虚拟的团队里工作，很少能有一个长期的固定岗位。在现代历史上，任何时候也不像现在这样有那么多的职工完全依靠自己的智慧和资源谋求生存和发展。

目前流行的小型家庭办公室(SOHO)就是虚拟办公室的一种典型表现之一；以小型家庭办公室(SOHO)为例，它起源于20世纪80年代的纽约，因艺术家云集而出名。进入信息时代后，SOHO一族日渐壮大，1994年，美国有700多万人采用了这种新的工作方式，他们不再为了上班而每天奔赴办公室，而是利用信息通信技术如：传真、电话和计算机及网络等手段直接在家上班。特别是一些作家、工程师、律师和一些自由职业者，他们相当一部分工作时间是在家度过的。许多采用家庭上班方式的人认为，在家上班更为方便些。信息技术催生孵育了SOHO群落的出现，这种品牌化、个性化的办公室概念，使企业缩减了办公开支，能够以更灵活的方式使用优秀人才，对工作效率的提高有益。

有数据表明，采用在家办公的公司效率提高在4%~25%之间。员工在家办公避免了传统办公室的嘈杂，在一个清净的环境中安心工作，把以前用在上下班赶路的时间投入工作中去，工作和娱乐可以安排的更好。而且在自己熟悉的环境下工作心情舒畅，压力感要小的多，还可避免过多的人事梗阻。现在美国许多企业允许雇员在家上班，其中包括像美国电话电报公司(AT&T，拥有3.6万名远程上班族)、IBM公司和摩托罗拉公司。据纽约一家调查公司统计，目前全美有5200万“在家上班族”，大约占全美劳动力市场的40%，他们中有的是拥有家庭办公室的自谋职业者，有的是远距离为公司工作的人有的是利用业余时间在家上班。而在1975年，这样的人只有250万，从1988年到1998年，SOHO族人口增加了77%，尤其令人惊讶的是，大约95%的新兴企业是有SOHO族创办的。

2.4 变革与挑战 

虚拟办公室等的产生使得企业结构完全不同于传统机构，这给未来的管理者提出了重大的挑战。机构由稳定变为动态，需要时时改善工作以适应客户要求的不断变化，跟上竞争对手的行动。在这类机构中，评判管理人员将越来越根据其找到和实施改进方案的能力以及鼓励小组成员进行革新型思维的能力，而评判专业人员人员的标准是，能否迅速适应各种不同的工作环境。美国帕里咨询服务公司副总经理罗伯特·巴尔纳认为为未来的管理者应具备六项生存技巧：

1) 反应迅速。管理人员应当机立断，对不断的变化需求作出反应。

2) 目标明确。指挥临时小组的管理人员需要将小组的目标、每个人的作用及预期成果准确传达给小组成员。

3) 压力极限。未来的管理者极其重要的技巧将是，在变化不定、压力巨大的机构内保持小组工作成效。尽管没人指望明天的管理人员会成为治病专家，但是指望他们能够发现雇员即将精疲力尽的报警信号，同时能够帮助工人应付那些过于紧张的情况。

4) 战略放权。明天的管理人员能够说服雇员达到更严格的标准。管理人员要赋予雇员某些权限，又要教给他们一些成功的自我管理技巧。

5) 员工平衡。虚拟机构和临时工增加，以及要求核心工人实行弹性工作制的压力越来越大，这一切意味着管理人员将必须懂得如何平衡小组的各项任务。

6) 小组建议。在一个机构多样化和地理上分散的决策环境中组织小组的能力将是最重要的。组织能力强的管理人员在人员精简的工作环境中将尤其具有关键意义。

未来的领导角色及功能将有别于现在，重要表现在：领导是每个人的机会与责任；领导学习；集体领导；领导通过数字化的科技来实现；接受薪科技等，但总裁仍然是不可缺的领导力量。

任何人都没有一个固定的办公室，你可以在家中、在交通中和在国外等地方，这一事实意味着完全没有等级，而且与待在传统的办公环境相比，你可新认识很多人。还有这种系统极其节省费用。对大多数人而言，我们的工作时间不会增多，但我们的工作效率会更高。未来的虚拟办公将使得传统意义上的总部办公大楼成为一个过时的概念，像金茂大厦这样的超级大楼，在下个世纪的最大功能不过是供人瞻仰的工业时代的纪念碑而已。

2.5 虚拟办公室的推行

人们需要培养专门的沟通和规划技巧以便适应虚拟工作环境。将工作小组分散化、网络化可能带来灵活快捷的优点。为利用这些优点，管理人员和工作小组的成员必须在以下几方面达成清楚、坦率的协议：(1)期望达到的目标；(2)小组工作的轻重缓急；(3)小组成员如何实现沟通；(4)对远程工作者提供的资源支持程度。

然而，虚拟办公等组成的新型生活工作方式也会存在一些负面影响，这些负面影响应被重视、控制并努力消除。如：(1)常为人们提及的一个重要问题是：无论是经理还是普遍职员，也许都需要进行心理上的调整。有时这种调整会显得异常艰难。高级经理人员一步步爬上高位，对他们而言，奢华的办公室和招之即来、挥之即去的秘书，是权力的象征，也是他们应有的特权，如今一朝失去，心理恐怕很难平静。满怀晋升希望的低层经理人员，信奉“眼不见，心不想”的老话，不愿意长时间在总部以外的地方办公，唯恐丧失表现自己的机会。而对普通职员而言，他们中许多人的社交生活都是于同事紧密联系在一起的。(2)就业问题更加严重。(3)长期的员工将被改为“实时”雇用的人员。(4)人们依赖网络，网络犯罪所造成的损失将会很大。(5)由于地区发展程度不同会产生不平等的问题。(7)贫富差距扩大等问题 。

在虚拟办公室推行过程中应注意到：

v 个人应用多媒体个人电脑，将信息传输效率转变为学习效率，大幅度提高了个人工作与学习的效率，成为高效率工作者。

v 利用团体的网络，大家不但可以突破空间的限制，还可同时进行工作，也不必等上游的人完成工作才开始动手。这可改变组织的工作流程与内容，建立高效率的团队。

v利用信息网络将企业内部原本各行其事的部门整合在一体，将组织转型。

v 企业间建立电脑连线，直接与组织外的顾客、供应商甚至竞争者交换信息，使企业得以延伸疆界，重整对外关系。

v 建立互联网络，将相关行业连结成商业网，创造薪的商机。

 
I. 结论

网络的诞生将企业组织分子化。每一个脑力劳动者就是企业的最小单位，可以应工作需要做机动的组合。在分子化的组织中，自动自发、主动学习的脑力工作者，通过网络合作，以知识与创意为产品增添价值。虚拟办公室这在三十年前难以被接收和理解的事物，因其便捷、高效、低投入及弹性工作方式今天已在许多发达国家及地区日益正在被越来越多的企业所采用并为越来越多的人所接收；为此我们应作好充分的有关思想准备及组织变革的工作，使我们的企业和个人适应尽快地时代发展的要求。
 

II.  建议

1) 企业成员应尽快理解信息时代对企业及个人巨大影响，尽可能减少变革中的阻碍。

2) 虚拟办公室的可以在现有条件的企业中试点或逐步采用，借此以促进组织的变革。其应用程度及效率将受到网络技术及管理软件的先进性、可靠性和便捷性的限制。

3) 逐步地进行组织的变革；虚拟办公室的产生是新型组织机构的一种产物，必须有新的管理模式及薪酬方法与之配套。


参考：在中国，517office商务中心（www.517office.com）洞察先机，起步在先，已经通过直营和加盟的方式为中国众多的中小型企业提供了众多的虚拟办公室服务，可以作为本篇论文的一个借鉴。


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